Een webstream event organiseren is een heel effectieve vorm van virtuele communicatie. Meer nog, het is misschien wel hét video marketinginstrument van 2019! Er zijn tal van voordelen verbonden aan het hosten van een webinar.

The key to success bij een webinar is het blijven boeien van jouw deelnemers. Dat is meteen ook de grootste uitdaging. We zijn namelijk niet gewend aan deze manier van presenteren en informatie delen. Door de aanwezigheid van zowel een virtueel als een fysiek publiek, is het soms moeilijk de aandacht te verdelen over beide groepen.

Door gebrek aan aandacht bij virtuele gasten en de mogelijkheid om snel ‘weg te klikken’ en uit het evenement te stappen, kan je soms snel bezoekers verliezen. Daarom is het heel belangrijk dat je beiden groepen als één publiek behandelt.

Zoals je eerder al kon lezen, is de voorbereiding bij het organiseren van een succesvolle webinar heel belangrijk. Hier lees je enkele tips om tijdens de livestream jouw virtueel publiek betrokken te houden.

Tip 1: Betrek jouw virtuele gasten al vooraf

Voordat het evenement zal plaatsvinden, moeten geïnteresseerden zich inschrijven. Dat is het ideale moment om te vragen naar extra informatie. Zo kan je voorafgaand ook contact hebben en is ook dit al een deel van de hele virtuele communicatie.

Dat contact kan dagen of zelf weken voor de webinar plaatsvinden. Via social media kan je hun mening vragen, je kan via e-mail laten weten dat ze al vragen kunnen stellen, enzovoort. Motiveer virtuele bezoekers om jouw bedrijfs- of evenementenpagina te volgen op social media en start de conversatie nu al!

Creëer daarbij relevante virtuele communicatie zodat jouw publiek een emotionele betrokkenheid gaat voelen met jouw bedrijf en het evenement waarvoor ze zich hebben ingeschreven. Op welke manier je dat het best doet, hangt af van de doelgroep.

Tip 2: Creëer urgentie en exclusiviteit tijdens de virtuele communicatie

Ga jouw evenement niet simpelweg via social media aankondigen en livestreamen. Hierdoor kan iedereen toetreden tot het evenement en heb je minder controle over de participanten en de invulling van je communicatie-uitingen.

Je wil liever jouw doelpubliek een exclusief gevoel geven door hen uit te nodigen, met invulformulieren te werken en via een landingspagina details te delen. De exclusiviteit vergroot doordat de toegankelijkheid verkleint.

Benadruk ook dat de plaatsen beperkt zijn en werk eventueel met een countdown, waardoor je de urgentie om in te schrijven gaat verhogen. Eenmaal ingeschreven zal het voor participanten ook aanvoelen als een unieke kans dat ze kunnen deelnemen aan je webinar.

Tip 3: Stimuleer interactie

Tijdens het evenement is het belangrijk dat er mogelijkheden zijn om te interageren. Voorzie daarvoor een gecontroleerde chat-optie voor jouw virtueel publiek. Zo kunnen ze vragen stellen en kunnen die ook per direct beantwoord worden.

Zorg er wel voor dat het een gemodereerde chatbox is. Op die manier is er iemand van het team die een oog in het zeil houdt bij de virtuele communicatie. Dit om vragen door te geven aan de spreker en te helpen bij eventuele technische problemen, maar ook om aanstootgevende berichten te verwijderen.

De moderator kan een quiz of polls maken en delen via dit venster.

Tip 4: Geef erkenning aan jouw virtueel publiek

Zorg dat de spreker van het evenement de virtuele bezoekers niet te vergeet.. Dit kan onder meer door ze te begroeten en af en toe ook een vraag aan hen te stellen. Via de chatbox kunnen zij perfect een antwoord geven.

Bij de Q&A mag de virtuele communicatie niet vergeten worden. Je wil op het einde van de sessie natuurlijk niet dat deel van je publiek met vragen achterblijft of op z’n honger blijft zitten. Hierbij is de rol van de moderator opnieuw van groot belang voor een geslaagde webinar.

De moderator moet aan de spreker duidelijk kunnen maken dat er vragen zijn vanuit het virtuele publiek, maar ook antwoorden en vragen kunnen doorspelen aan datzelfde publiek.

Naast deze vier tips om de interactie te verhogen als je zowel met een fysiek als met een virtueel publiek werkt, zijn er nog andere zaken waar er zeker aan moet gedacht worden bij het organiseren van een webinar.

Bij DB Video zijn we gespecialiseerd in het organiseren van dit soort evenementen. Wij nemen voornamelijk het filmen en livestreamen op ons. Heb je al een idee? Of wil je overleggen wat jouw mogelijkheden zijn om video in te zetten als marketinginstrument voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op en we bespreken jouw opties.